Jumat, 03 April 2009

Uraian Tugas Bagian Umum dan Perlengkapan

Bagian Umum dan Perlengkapan adalah unsur Staf Sekretariat Daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Administrasi Umum. Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada seluruh perangkat daerah kota, termaasuk juga pelayanan publik dan menyusun konsep kebijakan Kepala Daerah dalam pengelolaan dan perawatan barang daerah.

LATAR BELAKANG
a. Undang-undang Nomor 28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembarang Negara Nomor 3851);
b. Undang - Undang Nomor 8 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Pagar Alam;
c. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;
d. Peraturan Pemerintah Nomor 105 tahun 2000 tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Daerah (Lembaran Negara tahun 2000 Nomor 202, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4027);
e. Peraturan Pemerintah Nomor 108 tahun 2000 tentang Tata Cara Pertanggungjawaban Kepala Daerah (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 200, tambahan Lembaran Negara Nomor 4027);
f. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Negara/Daerah;
g. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah;
h. Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003 tentang Barang dan Jasa;
i. Peraturan Menteri Dalam Negeri tahun 152 tahun 2004 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;
j. Peraturan Daerah Kota Pagar Alam Nomor 02 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam.

VISI DAN MISI
Visi dari Bagian Umum dan Perlengkapan Setda Kota Pagar Alam adalah Mewujudkan Pelayanan Publik dan Pelayanan Aparatur yang Prima untuk menunjang Visi Kota Pagar Alam sebagai Kota Agribisnis dan Pariwisata Yang Bernuansa Islami.
Sedangkan misinya adalah:
1. Memenuhi kebutuhan dalam pengadaan barang-barang inventaris bergerak maupun yang tidak bergerak di lingkungan pemerintah kota Pagar Alam;
2. Meningkatkan keperluan dan kebutuhan inventaris kantor;
3. Merawat dan memelihara asset milik pemerintah Kota Pagar Alam;
4. Menertibkan administrasi pengelolaan barang daerah Pemerintah Kota Pagar Alam;
5. Mendayagunakan potensi Sumber Daya Manusia secara Optimal dalam rangka meningkatkan Pelayanan Publik dan Pelayanan Aparatur yang Prima;
6. Meningkatan kualitas dan profesionalitas aparatur dalam pengelolaan barang daerah
7. Meningkatkan Koordinasi yang kooperatif antar Unit Kerja yang berbasis kinerja; dan
8. Menciptakan suasana Gedung Perkantoran Pemerintah Kota Pagar Alam yang Bersih, Indah, Teratur dan Nyaman sebagai bagian dari Motto Kota Pagar Alam yaitu Besemah (Bersih Sejuk Aman dan Ramah)


TUGAS DAN FUNGSI
Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang Umum, Perlengkapan dan Keuangan.
Fungsi Bagian Umum dan Perlengkapan
1. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan tata usaha umum, penerimaan dan pengiriman sandi, telekomunikasi;
2. Melaksanakan koordinasi program rumah tangga meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas;
3. Melaksanakan pembinaan kegiatan akomodasi dan ruangan rumah jabatan, serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor;
4. Penyiapan bahan pengendalian sumber daya aparatur keuangan, prasarana dan sarana perangkat daerah di bidang urusan umum dan perlengkapan; dan
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

Uraian tugas Bagian Umum dan Perlengkapan
a. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
c. Pelaksanaan urusan sandi dan telekomunikasi;
d. Pelaksanaan pemeliharaan gedung Kantor Walikota dan Sekretariat Daerah;
e. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana milik pemerintah daerah;
f. Pengumpulan dan pengolahan bahan rencana kebutuhan sarana dan prasarana kedinasan kantor walikota di lingkungan sekretariat daerah;
g. Penyelenggaraan pengadaan sarana dan prasarana kedinasan walikota, wakil walikota serta di lingkungan sekretariat daerah; dan
h. Penyimpanan, Pendistribusian, Perawatan dan Pemeliharaan sarana dan prasarana kedinasan.

Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas melakukan tata usaha umum, pembinaan, penerimaan, pengiriman, sandi, telekomunikasi dan pengelolaaan keuangan Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam. Adapun Uraian Tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan, adalah sebagai berikut :
1. Menyusun rencana dan program kerja serta melaksanakan urusan tata usaha umum;
2. Memberikan pelayanan dan pengaturan surat-menyurat kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Sekretariat Daerah;
3. Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar dengan sistem kertu kendali untuk memperlancar penerimaan informasi;
4. Mengatur pengunaan stempel jabatan dan stempel dinas;
5. Pembinaan kearsipan Sekretariat Daerah;
6. Melaksanakan bimbingan, pengendalian dan pengawasan terhadap penyelenggaraan dan kearsipan Sekretariat Daerah;
7. Melakukan pembinaan pegawai di bagian umum dan perlengkapan;
8. Melakukan pengawasan Melekat (WASKAT) di bagian umum dan perlengkapan;
9. Menyiapkan permintaan honor bagi Tenaga Non - PNS di Lingkungan Seretariat;
10. Menghimpun bahan dan mensistematiskan data/informasi yang berhubungan dengan sandi dan alat telekomunikasi;
11. Melakukan pengiriman, penerimaan berita, telek, sandi dan membina serta memelihara alat-alat informasi lainnya;
12. Mengatur jaringan komunikasi, membantu dan mengawasi kelancaran hubungan pesawat radio, telekomunikasi dan saluran telepon Sekretariat;
13. Melaksanakan pengaturan dan Pemeliharaan jaringan Lampu Jalan serta Mengadakan Pemeliharaan alat-alat Listrik di Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam ;
14. Meneliti berkas tagihan biaya langganan listrik, telepon dan air untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran;
15. Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas walikota, wakil walikota, staf ahli, asisten dan PNS Bagian Umum dan Perlengkapan dalam rangka kelancaran tugas
16. Pengelolaan administrasi keuangan Walikota dan Wakil Walikota
17. Menyusun dan membuat Laporan Renstra dan LAKIP; dan
18. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian Rumah Tangga, mempunyai tugas melakukan program rumah tangga yang meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas, akomodasi dan rumah jabatan, serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor. Adapun uraian tugas Sub Bagian Rumah Tangga, adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pemeliharaan kendaraan dinas agar selalu dalam keadaan siap digunakan
2. Mengatur penggunaan kendaraan dan angkutan dinas untuk menunjang kelancaran tugas ;
3. Menyelenggarakan administrasi pemeliharaan kendaraan dinas sebagai bahan pertanggung jawaban penggunaan kendaraan dinas;
4. Pengurusan surat-surat kendaraan dinas dan surat-surat lainnya yang dipelukan;
5. Pengurusan Bahan Bakar Minyak (BBM) kendaraan dinas dan untuk kepentingan dinas;
6. Penyiapan bahan penyusunan dan penganalisaan kebutuhan rumah tangga sekretariat daerah dan rumah tangga pimpinan;
7. Mengurus segala keperluan rumah jabatan walikota, wakil walikota dan Sekretaris Daerah serta menyelenggarakan administrasi;
8. Penyediaan tempat keperluan rapat dan pertemuan dinas lainnya;
9. Penyiapan dan melayani kebutuhan para tamu pimpinan.
10. Pelaksanaan pengaturan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan ketetertiban di kantor walikota, rumah dinas walikota, rumah dinas wakil walikota dan sekda;
11. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian Perlengkapan, mempunyai tugas mengumpulkan bahan penyusunan rencana kebutuhan kelengkapan tugas, melakukan administrasi penerimaan dan pengeluaran perbekalan, mengatur penyimpanan, distribusi dan menyiapkan penghapusan serta melakukan perawatan dan pemeliharaan. Adapun uraian tugas Sub Bagian Perlengkapan, adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan pedoman, sasaran dan dasar hukum pengaturan penyelenggaraan penyediaan barang milik daerah yang dibutuhkan;
2. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di lingkungan Sekretariat Daerah, rumah dinas Walikota, Wakil Walikota dan rumah dinas Sekretaris Daerah;
3. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan kebijakan taknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya di bidang tugasnya;
5. Menyusun program kerja di bidang tugasnya dan memantau pelaksanaannya;
6. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan harga sekaligus menilai mutu perlengkapan/ perbekalan yang diperlukan;
7. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
8. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan dan barang;
9. Melakukan koordinasi dengan Bagian lain yang terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
10. Membuat, menyusun laporan kepada Kepala Bagian tentang hasil pelaksanaan tugas;
11. Melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang;
12. Menyelenggarakan pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat di layani dengan cepat dan tepat;
13. Melakukan pendistribusian barang dari gudang kepada satuan kerja pemakai;
14. Memelihara semua Asset Sekretariat Daerah agar selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna;
15. Melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang inventarisasi Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
16. Memanfaatkan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah tanpa merubah status pemilikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
17. Mengamankan barang milik/dikuasai Sekretariat Daerah secara fisik, administratif dan tindakan hukum;
18. Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap pengelolaan barang inventaris Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan
19. Melaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan bidang tugasnya.
20. Memenuhi kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK), cetakan, pada Bagian-bagian di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam sesuai dengan Anggaran yang tersedia, sebagaimana yang telah diusulkan oleh Bagian-bagian diLingkungan Setdako Pagar Alam;
21. Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan Kantor, gedung kantor dan rumah dinas sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan; dan
22. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar